Eliminar el trabajo duplicado: deje de capturar los mismos datos dos veces

Dónde se esconde el trabajo duplicado

Un cliente nuevo registrado en el CRM, luego otra vez en contabilidad y luego otra vez en la herramienta de proyectos

Un cliente nuevo se registra. Alguien lo agrega a mano a su CRM. Luego, alguien de finanzas entra al sistema contable y crea una factura. Tiene que volver a capturar el nombre del cliente, la dirección, la identificación fiscal y el contacto de facturación. Después, el equipo de implementación crea un proyecto. Necesita los datos de contacto del cliente y la información de la empresa. Los vuelve a capturar a mano.

Tres capturas de datos. Tiempo perdido en cada paso. Tres oportunidades de cometer un error.

Datos de pedidos capturados en el portal de un cliente y luego recapturados en su sistema de facturación

Un cliente crea un pedido o captura datos en su propio sistema. Su equipo de facturación recibe el pedido (probablemente por correo electrónico). Lo vuelve a capturar a mano en su sistema de facturación. Horas después, se ejecuta la facturación. El monto está mal por un error de transcripción. El trabajo de conciliación se multiplica.

La finalización de un trabajo registrada en la herramienta de operaciones de campo y luego actualizada a mano en el sistema de seguimiento de estado para clientes

Su equipo de campo termina un trabajo. Lo registra en su sistema de gestión de campo. Horas después, alguien revisa a mano el sistema de campo, entra al sistema de seguimiento de estado para clientes y cambia el estado a "completado". Si el equipo de campo olvida registrarlo, el cliente nunca se entera de que el trabajo está terminado.

Datos de candidatos capturados en el ATS y luego recapturados en el sistema de incorporación

Se contrata a un candidato. Su información está en su ATS (sistema de seguimiento de candidatos). Luego alguien vuelve a capturar sus datos básicos en su sistema de incorporación. La información de recursos humanos se traslada a mano. Los datos bancarios se trasladan a mano. Las plantillas de documentos se llenan a mano.

Detalles de pedidos capturados en el sistema de ventas y luego recapturados en logística de pedidos

Un cliente hace un pedido en su sistema de ventas. Luego alguien vuelve a capturar a mano los detalles del pedido en su sistema de logística de pedidos. Información del producto, cantidades, dirección de envío, contacto del cliente. Todo se recaptura. Es lento y propenso a errores.

El patrón se repite en todas las organizaciones. Los mismos datos existen en varios lugares porque los sistemas no se comunican entre sí.

El costo real del trabajo duplicado

El trabajo duplicado sale caro de maneras que no siempre son evidentes.

Casi el 60% de los trabajadores estima que podría ahorrar 6 horas o más por semana si se automatizaran las tareas repetitivas (Smartsheet↗ (se abre en una pestaña nueva)). Si en su organización 10 personas dedican en promedio 3 horas por semana a recapturar datos, son 30 horas por semana. Con un costo laboral total de $75 por hora, son $2,250 por semana. Son $117,000 al año en recaptura de datos.

Pero va más allá del costo en tiempo.

Cada recaptura es una oportunidad de error. La tasa de error en la captura manual de datos es del 1 al 4 por ciento (Quality Magazine). Más del 60% de los errores en facturas se deben a la captura manual de datos (SenseTask). Cuando los datos se capturan tres veces, hay tres veces más probabilidades de error.

Cuando los datos no son consistentes entre sistemas, los reportes no son confiables. Su equipo de ventas ve una cifra de la cartera de oportunidades, su equipo de finanzas ve otra y su equipo de operaciones ve una tercera. Las decisiones se toman con datos distintos. La conciliación se vuelve un ejercicio recurrente de frustración.

Y cuando el trabajo duplicado vive en procesos manuales, no escala. Si quiere duplicar su volumen procesado, necesita más personas haciendo el trabajo manual. Si elimina el trabajo duplicado mediante la integración, no las necesita.

La solución: integración en lugar de recaptura

La solución es simple: construir las integraciones que eliminan la segunda (y la tercera) captura.

Se crea un cliente en su CRM. Aparece automáticamente en su sistema contable. Aparece automáticamente en su sistema de gestión de proyectos. Una sola captura. Varios sistemas. Nada de copiar a mano.

Llega un pedido desde el sistema de un cliente. Se crea automáticamente un pedido en su sistema de logística de pedidos, sin recaptura. Los datos fluyen. Automáticamente.

Un trabajo se marca como terminado en el sistema de gestión de campo. El estado se actualiza automáticamente en su portal para clientes. El cliente ve información al día sin que nadie la actualice a mano.

Esto es lo que significa en la práctica tener "sistemas conectados". Los datos fluyen desde el sistema donde se originaron hacia todos los demás sistemas que los necesitan.

Ejemplos ilustrativos

Escenarios hipotéticos para mostrar el patrón; las cifras son ilustrativas, no resultados de clientes.

Ejemplo 1: Registro de clientes

Antes: el cliente se registra en su sitio web. Los datos del prospecto llegan a su CRM a mano (o con una automatización básica en Zapier). El equipo de ventas recibe una notificación. Si el prospecto se convierte en cliente, ventas lo da de alta a mano en el sistema contable: nombre, dirección, identificación fiscal, contacto de facturación. Luego implementación lo crea a mano en el sistema de proyectos. Luego el equipo de éxito del cliente lo crea a mano en soporte. Cuatro capturas de datos. Una hora en total.

Después: el cliente se registra. Un flujo de trabajo automatizado lo crea en el CRM con todos los datos del prospecto. Si se convierte en cliente, el CRM activa un flujo de trabajo automatizado que lo crea en contabilidad (con los campos relevantes), en el sistema de proyectos (con los campos relevantes) y en soporte (con los campos relevantes). Los datos fluyen automáticamente a cada sistema. Diez minutos en total.

Resultado: se elimina una hora de trabajo manual por cliente. Los errores en los datos de clientes bajan considerablemente porque los datos se capturan una sola vez. La empresa escala sin aumentar el personal.

Ejemplo 2: Procesamiento de facturas

Antes: la factura de un proveedor llega por correo electrónico. El equipo de contabilidad abre el correo, revisa la factura y vuelve a capturar a mano el monto, el nombre del proveedor y las partidas en el sistema contable. Después la compara con la orden de compra (a mano). Después la envía a aprobación (a mano). Tiempo de procesamiento: 20 minutos por factura. Tasa de error: del 2 al 3%.

Después: la factura llega por correo electrónico o por API. Un análisis automatizado extrae los datos clave (monto, proveedor, partidas). El sistema la compara automáticamente con la orden de compra usando el nombre del proveedor y el monto. La factura se envía automáticamente a aprobación según el monto. La aprobación regresa automáticamente. El sistema contable se actualiza automáticamente. Tiempo de procesamiento: 2 minutos por factura. Tasa de error: 0.1%.

Resultado: reducción del 90% en el tiempo por factura. La tasa de error cae drásticamente. El equipo de finanzas puede procesar 10 veces más facturas sin aumentar el personal.

Ejemplo 3: De las operaciones de campo a la visibilidad del cliente

Antes: el equipo de campo termina un trabajo. Lo registra en el sistema de gestión de campo. Alguien de operaciones revisa el sistema de campo con regularidad y actualiza a mano el sistema de seguimiento de estado para clientes. Tiempo de retraso: de 4 a 8 horas. El cliente no ve que el trabajo está terminado hasta que alguien hace la actualización manual.

Después: el equipo de campo registra el trabajo como terminado en el sistema de campo. Un flujo de trabajo automatizado actualiza de inmediato el portal para clientes. El cliente ve el estado en tiempo real.

Resultado: el cliente siempre tiene el estado al día. Cero actualizaciones manuales. Horas ahorradas cada semana.

Ejemplo 4: Contratación e incorporación

Antes: se contrata a un candidato. Su información está en el ATS. Alguien extrae esa información a mano y la captura en el sistema de incorporación. Documentos de recursos humanos, verificación de antecedentes, beneficios, equipo, accesos. Todo se vuelve a capturar a mano, en momentos distintos y por personas distintas. Pasan dos semanas desde la fecha de contratación hasta tener todos los accesos, porque la información se mueve a mano.

Después: se contrata a un candidato. Un flujo de trabajo automatizado lleva toda la información del candidato del ATS al sistema de incorporación. Las tareas de incorporación se crean automáticamente con la información ya llenada. Los documentos de recursos humanos se envían automáticamente. La solicitud de equipo se genera automáticamente. La persona recién contratada tiene todo en un plazo de tres días hábiles.

Resultado: el tiempo de incorporación baja de dos semanas a tres días. La persona recién contratada llega antes a ser productiva. El equipo de recursos humanos dedica cero tiempo a transferir datos a mano.

Ejemplo 5: Facturación por proyecto

Antes: el trabajo del proyecto se registra en un sistema de control de horas. Alguien revisa a mano los registros de tiempo y crea a mano una factura en el sistema de facturación con base en las horas registradas. Luego alguien captura a mano esas horas en el sistema contable. Tres pasos manuales. Varias recapturas. Lento y propenso a errores.

Después: las horas se registran en el sistema de control de horas. Un flujo de trabajo automatizado crea una factura en el sistema de facturación y toma las horas automáticamente. El sistema contable se actualiza automáticamente. La factura se envía automáticamente al cliente. Cero pasos manuales.

Resultado: las facturas se generan automáticamente según el calendario. Cero recaptura manual. Las horas se registran una sola vez y fluyen automáticamente a cada sistema que las necesita.

Cómo identificar su trabajo duplicado

El trabajo duplicado no siempre es evidente. Así puede encontrarlo:

Pregunte a su equipo: "¿Qué información vuelven a capturar o a reformatear con regularidad?". Las respuestas señalan sus focos de trabajo duplicado.

Revise sus brechas de integración. ¿Dónde deja de fluir automáticamente la información? Ahí están los puntos de recaptura.

Mida el tiempo dedicado a capturar y reformatear datos. ¿Dónde se va más tiempo moviendo datos entre sistemas?

Calcule el costo. Si alguien dedica 3 horas por semana a recapturar datos con un costo laboral total de $75 por hora, son $11,700 al año para una persona en una sola tarea. Si varias personas hacen un trabajo de recaptura similar, el costo es considerable.

El enfoque de InTech

Identificamos dónde está ocurriendo el trabajo duplicado. Lo priorizamos por impacto y costo. Construimos integraciones que lo eliminan.

Acordamos con usted la línea base y la meta antes de empezar el trabajo, y reportamos el resultado frente a esa línea base. Por lo general empezamos con las duplicaciones de mayor impacto (a menudo, los datos de clientes y de facturas), las comprobamos en producción y luego pasamos al resto.

No construimos nada más complejo de lo necesario. Construimos integraciones simples, fáciles de mantener y que funcionan con las herramientas que usted ya tiene.

Usamos la metodología CRAFT: entendemos su contexto (Context), definimos el fundamento (Rationale), automatizamos el trabajo (Automate), lo fortalecemos para que sea confiable (Fortify) y añadimos telemetría (Telemetry) para que pueda ver qué funciona.